Oggi parliamo in particolare agli smart worker: a quelli che lo sono e a quelli che vorrebbero diventarlo. Per entrambi esiste uno strumento che può aiutarli davvero moltissimo. Ce ne parla NFON, che ha collaborato a realizzare questo podcast.

Anzitutto, quando parliamo di smart working dobbiamo sgombrare il campo da alcuni equivoci. Il primo è pensare che sia un altro modo – in inglese, quindi più cool! – di indicare il telelavoro. Quindi il lavoro da casa, o da un co-working, o da un bar, o da dove volete voi basta che non sia l’ufficio. 

Ecco, non è così. Volendo è anche quello, ma c’è altro nell’idea di svolgere le vicende della propria professione o del proprio impiego da un luogo diverso dalla consueta postazione.

Smart working: quand c’è davvero?

Il senso dello smart working è racchiuso nella prima delle due parole: smart. Intelligente. Significa lavorare in modo efficiente e senza sovrastrutture che complichino le cose da fare. 

C’è smart working, allora, in un ufficio che stimoli la creatività permettendo a un impiegato di lavorare su una poltrona in sala relax; c’è smart working se in quello stesso ufficio è previsto un nido dove lasciare i bambini senza doverne cercare uno privato a pagamento (tanto pagamento); c’è smart working quando gli strumenti di condivisione sono pratici e veloci da usare. 

Smart working: sì, certo, la mobilità

Poi, certo, la mobilità è come dicevamo una parte importante dello smart working. Ed è sicuramente uno dei principali fenomeni che caratterizza il panorama lavorativo dei tempi che viviamo. 

Secondo dati resi noti durante uno degli ultimi BeConnectedDay (la manifestazione organizzata dallo Unified Communications Users Group), entro il 2020 il 72% dei dipendenti lavorerà in parte da remoto, e oltre il 50% delle riunioni avrà almeno un partecipante connesso da altrove rispetto all’ufficio. Un terzo, addirittura, sarà completamente virtuale.

E per citare altri numeri, è l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano a ricordarci che il 58% delle aziende medio grandi ha già introdotto iniziative concrete su questo fronte, e che nel 2018 in Italia si contavano 480mila smart worker, con un incremento del 20% rispetto al 2017.

Smart working e telefonia aziendale

Veniamo quindi allo strumento di cui dicevamo all’inizio. Una modalità intelligente di lavorare è quella che non moltiplica i punti di contatto, ma che al contrario li unifica in un unico centro. E allora, una gestione della telefonia aziendale in cloud – concetto essenziale, il cloud –  permette di offrire un unico numero telefonico a cui essere raggiunti sia in ufficio sia via mobile, di avere una sola casella di posta e una rubrica aziendale comune a tutti i propri collaboratori.

Questo significa mettere gli utenti di un’intera azienda nelle condizioni di fare smart working in maniera efficace, con il minimo dispendio di energie da parte della divisione IT.

Smart working e nuovi modelli organizzativi 

Più nello specifico, disporre dei propri strumenti di lavoro sempre e ovunque si traduce in concreto nell’essere produttivi tanto in ufficio quanto fuori. Ecco perché, come si diceva, non possiamo limitarci alla coincidenza concettuale tra smart working e telelavoro. 

Si tratta invece di abilitare nuovi modelli organizzativi: per esempio, quelli di imprese di grandi dimensioni che operano su vasti territori e hanno bisogno di far collaborare persone con competenze diverse, ma che stanno a chilometri e chilometri di distanza tra di loro.

Avere l’opportunità di condividere documenti e informazioni in tempo reale, di mettersi facilmente in collegamento utilizzando servizi telefonici professionali in cloud, genera una serie di vantaggi: per dirne uno, meno trasferte e sprechi di tempo, con la produttività che ringrazia di molto.

Smart working e unified communication

Questa è l’essenza del concetto di sistema di comunicazione unificata (o Unified communication system), che vuol dire integrare servizi di comunicazione in tempo reale per poter impostare modi di lavorare più collaborativi e sicuri, con la possibilità di far convergere la comunicazione sull’individuo dovunque si trovi. La telefonia aziendale in cloud ne diventa parte integrante.

Il centralino per lo Smart working

E qual è, quindi, lo strumento chiave per abilitare al meglio un sistema di comunicazione unificata? Il centralino in cloud, chiamato a offrire massima facilità di connessione agli apparecchi telefonici tradizionali più diffusi, così come a pc e smartphone. Ciò deve avvenire in modo semplice e immediato, senza problemi di installazione e di configurazione: insomma, plug and play.

Oltre a questo, il fornitore di servizi di telefonia aziendale in cloud deve inoltre garantire aggiornamenti gratuiti e continuativi nel tempo, in modo da poter sempre fruire della tecnologia allo stato dell’arte. La sua affidabilità passa dalla garanzia della propria infrastruttura tecnologica: l’ideale è un’architettura i cui data center sono geo-ridondanti, in modo da assicurare continuità di servizio, ma anche elevata sicurezza dei dati grazie alla possibilità di crittografare le comunicazioni (ricordiamoci che viviamo in tempi di GDPR).

Non bisogna poi dimenticare che i centralini classici, in caso di problemi e interruzioni di servizio, devono essere gestiti per lo più all’interno dell’ufficio IT o, peggio, da fornitori esterni non sempre disponibili in tempo reale. Se invece ci si affida a un service provider, come accade per tutti i servizi in cloud, è il fornitore a occuparsi di intervenire tempestivamente da remoto per risolvere eventuali malfunzionamenti, in modo che gli utenti non restino a piedi.

Infine, per poter abilitare nuovi modelli organizzativi e di svolgimento dei processi, il sistema in cloud deve essere integrabile, oltre che con i sistemi di gestione della posta elettronica e di messaggistica, con gli applicativi aziendali quali il CRM, in modo da rappresentare un unico punto di contatto tra l’utente e il resto dell’azienda, così come con i partner, i fornitori e i clienti.